05.11.2014 12:29
Etapas
La organización de una reunión comprende tres etapas:
1. Preparación
2. Desarrollo
3. Preparación del lugar
Elementos a considerar al realizar una citación
Al realizar una citación los elementos a considerar son el día, la hora, el lugar, asunto y quien la convoca, además de afirmar que todas las personas que participaran en la citación reciban la citación entres tres y ocho días antes de esta.
Documento que se debe llevar a una reunión
Además de los documentos y datos indispensables, si se trata de una reunión ordinaria o formal, se debe llevar el Acta de la reunión anterior, organizándolos en una carpeta adicional, en el orden que se utilizarán, y en base a la tabla realizada.
Mesa Redonda
La mesa redonda se determina por ser una de las distribuciones que más facilita la reunión, da sensación de igualdad y propicia la discusión libre
El propósito de una mesa redonda puede ser:
· exponer diferentes puntos de vista
· explorar el tema de la reunión
· negociación entre los interlocutores
· formular preguntas después de la exposición
¿Qué debe hacer la secretaria para comunicarse si no participa en la reunión?
Cuando se trate de una situación urgente, la secretaria deberá hacer llegar prudentemente una nota a la persona con la que se quiere comunicar, ya que no es conveniente interrumpir el desarrollo de la reunión.
¿Qué es una tabla y qué incluye?
La tabla es la lista de los puntos que se van a tratar durante la reunión y el orden de desarrollo.
Algunos de los puntos más usados y su orden corriente son
· Inicio de Reunión
· Disculpar a inasistencias
· Repaso, Aprobación o modificación al acta anterior
· Correspondencia
· Informes
· Puntos a tratar
· Acuerdos
Esquema:
